Datenschutz zum Hinweisgeberschutzsystem

§ 1 Zweck der Datenverarbeitung sowie des Hinweisgeberschutzsystems
Mit unserem Hinweisgeberschutzsystem bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Hinweise auf mögliches
Fehlverhalten, Verstöße gegen rechtliche Vorgaben und ethische Normen sowie gegen anderweitige
externe und interne Regelungen vertraulich zu melden, beispielsweise strafbewehrte Verstöße oder
Verstöße gegen bestimmte Rechtsvorschriften des Bundes, der Länder der EU oder der Europäischen
Atomgemeinschaft etwa bezüglich Umweltschutz, Verbraucherschutz oder Datenschutz sowie
Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex. Folgend können diese entsprechend bearbeitet werden.

Dabei beruht die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem
Hinweisgeberschutzsystem auf dem berechtigten Interesse der SWNH zur Prävention von
Gesetzesverstößen und der daraus resultierenden Haftungs- und Risikominimierung gemäß Art. 6
Abs. 1 lit. f EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Verarbeitung Ihrer Identifikationsdaten
erfolgt auf Basis einer abzugebenden Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die dadurch
gegeben ist, dass der Hinweis auch anonym abgegeben werden kann.

§ 2 Information über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
(1) Im Folgenden informieren wir Sie gemäß Art. 13 & 14 der DSGVO über die Erhebung
personenbezogener Daten im Rahmen des Hinweisgeberschutzsystems, soweit Sie einen Hinweis
über das SWNH-Hinweisgeberschutzsystem abgeben. Die Nutzung des Hinweisgeberschutzsystems
erfolgt auf freiwilliger Basis. Soweit Sie eine Meldung abgeben, erheben wir die folgenden
personenbezogenen Daten:
• Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
• Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
• die Tatsache, dass Sie eine Meldung über das Hinweisgeberschutzsystem getätigt haben,
ob Sie Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der SWNH sind und
• gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt sind.

Die interne Meldestelle prüft anschließend, ob die Meldung in den Anwendungsbereich der
Verfahrensordnung des Hinweisgeberschutzsystems der SWNH fällt. Im Weiteren wird durch die
Meldestelle die Stichhaltigkeit der Meldung überprüft und die hinweisgebende Person
gegebenenfalls um weitere Informationen ersucht. Dabei werden die Daten stets vertraulich
behandelt. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen unseres
Hinweisgeberschutzsystems erfolgt ausschließlich nach Maßgabe der einschlägigen geltenden
Gesetze.

(2) Bei Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße
melden, kann die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden. In besonderen Fällen gebietet das Datenschutzrecht, die beschuldigte Person von den gegen sie
erhobenen Vorwürfen durch die SWNH zu informieren. Dies ist gesetzlich geboten, wenn objektiv
feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung
überhaupt nicht mehr beinträchtigen kann. Soweit rechtlich möglich, wird dabei Ihre Identität nicht
offengelegt sowie sichergestellt, dass keine Rückschlüsse auf Ihre Person möglich werden. Auch im
Zuge von Verfahren der Strafverfolgungsbehörden können Angaben zu Personen an die zuständigen
Stellen weitergegeben werden.

(3) Verantwortlich gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist: 

Stadtwerke Neustadt in Holstein 
Neukoppel 2 | 23730 Neustadt in Holstein 
Tel. 04561 / 5110-0
Fax 04561 / 5110-600

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:
Katharina Herdam
c/o EVU-ASSIST GmbH
Heidbergstraße 100 | 22846 Norderstedt
Tel. 040 / 309852550-16
Fax 040 / 309852550-29
E-Mail: datenschutzbeauftragter@evu-assist.de

(4) Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns (mündlich oder in Textform) werden die von Ihnen
mitgeteilten, in Abs. (1) genannten Daten gespeichert. Nachdem die Speicherung im Rahmen der
Aufklärung und Beurteilung nicht mehr erforderlich ist bzw. kein berechtigtes Interesse mehr
besteht, werden sie gelöscht oder – falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – die
Verarbeitung wird beschränkt. Die Dauer der Speicherung variiert je nach Einzelfall. Sie ist abhängig
insbesondere von der Schwere des Verdachts und der ggf. gemeldeten Pflichtverletzung.

(5) Falls für die Prüfung der Meldung und deren Bearbeitung auf weitere Mitarbeitende der SWNH
oder Dienstleister zurückgegriffen werden muss, werden selbstverständlich die einschlägigen
datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Hinzuziehung und ggf. Weitergabe von Daten
eingehalten. Dabei ist jede Person zur Vertraulichkeit verpflichtet, die Zugang zu Daten aus dem
Verfahren erhält. 

§ 3 Ihre Rechte 
(1) Sie und die im Hinweis genannten Personen haben gegenüber den SWNH folgende Rechte
hinsichtlich der Sie/sie betreffenden personenbezogenen Daten: 

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung oder Löschung 
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung 
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit

(2) Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde lautet:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstr. 98 | 24103 Kiel
Tel. 0431 9881200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

§ 4 Widerspruch oder Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer Daten

(1) Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit
widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.

(2) Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf eine Interessenabwägung
stützen oder diese im öffentlichen Interesse erfolgt, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung
einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb
wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres
begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung
einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund
derer wir die Verarbeitung fortführen.